E-Rechnungspflicht: Was Einzelunternehmer und KMU jetzt organisieren sollten

Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Übliche Beispiele sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ohne solchen Datenteil ist dagegen eine sonstige Rechnung in elektronischer Form.

Ein hybrides Format kann eine sichtbare Rechnung und strukturierte Daten in derselben Datei verbinden. Entscheidend ist deshalb nicht die Dateiendung allein. Die Datei muss die gesetzlichen Formatvoraussetzungen erfüllen. Eine reine XML-Datei können Sie mit einer geeigneten Anzeige lesbar machen; die Anzeige ersetzt das Original nicht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen für betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmen empfangen können. Dafür gibt es keine allgemeine Übergangsfrist. Das betrifft grundsätzlich auch Kleinunternehmer, obwohl für deren eigene Rechnungen eine Ausnahme bei der Ausstellung besteht.

Nach den BMF-FAQ genügt für den Empfang grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Damit ist die weitere Organisation aber noch nicht erledigt: Wer prüft den Eingang? Wo bleibt die Originaldatei? Wie gelangen die Unterlagen zur Kanzlei? Ein Postfach allein ist noch kein abgestimmtes Aufbewahrungsverfahren.

Diese Regeln betreffen nicht pauschal jede Rechnung. Privatkundengeschäfte, bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und weitere gesetzliche Ausnahmen sind gesondert zu betrachten. Für öffentliche Auftraggeber können außerdem eigene E-Rechnungsregeln gelten.

Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für eine elektronische sonstige Rechnung, etwa ein gewöhnliches PDF, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers nötig. Papier fällt ebenfalls unter die Übergangsmöglichkeit.

Für Umsätze aus 2027 bleibt diese Möglichkeit grundsätzlich bestehen, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Bei höherem Vorjahresumsatz greift die allgemeine E-Rechnungspflicht grundsätzlich bereits 2027. Für bestimmte bisherige EDI-Verfahren besteht eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027.

Ab 2028 endet die allgemeine Übergangsphase. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen: Kleinunternehmer dürfen ihre eigenen Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen; auch Rechnungen bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag und bestimmte Fahrausweise sind ausgenommen. Die 800.000-Euro-Grenze ist keine dauerhafte Befreiung und keine Kleinunternehmergrenze.

Legen Sie zuerst fest, wo Rechnungen eingehen und wer für die Sichtung zuständig ist. Eingehende Dateien bleiben im Originalformat erhalten. Kontrollieren Sie organisatorisch, ob Rechnung, Absender und zugehöriger Geschäftsvorgang nachvollziehbar zusammenpassen; ungeklärte Angaben gehören auf eine Rückfragenliste.

Ein Beispiel: Sie erhalten eine XML-Rechnung und erstellen zur Ansicht ein PDF. Bei der Übergabe bleibt die XML-Datei dabei. Die Zahlungsinformation und eine gegebenenfalls notwendige Erläuterung zum Vorgang werden zusätzlich bereitgestellt. Das PDF ist eine Hilfe zum Lesen, nicht der Ersatz für die strukturierten Daten.

Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, welche Formate sie übernimmt und welcher Übertragungsweg vorgesehen ist. Nutzen Sie einen vereinbarten Zugang mit passenden Berechtigungen statt wechselnder E-Mail-Anhänge an verschiedene Personen. Eine konkrete Softwareanbindung von easy Büro ist damit nicht zugesagt.

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist im ursprünglichen Format aufzubewahren. Ein Ausdruck oder ein zusätzliches Sicht-PDF reicht als Ersatz dafür nicht aus. Bei hybriden Rechnungen ist es praktisch sinnvoll, die vollständige erhaltene Originaldatei zu erhalten; steuerlich relevante zusätzliche Inhalte dürfen nicht verloren gehen.

Die Ablage muss neben Auffindbarkeit auch die gesetzlichen Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung erfüllen. Eine gewöhnliche Ordnerstruktur oder ein Backup allein belegt das nicht. Lassen Sie Verfahren, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen fachlich prüfen, bevor Sie Dateien löschen oder Papier vernichten.

easy Büro unterstützt bei der organisatorischen Belegsammlung, Sortierung und geordneten Bereitstellung nach dem mit Ihnen und Ihrer Kanzlei abgestimmten Ablauf. Fehlende Unterlagen und offene Vorgänge können sichtbar festgehalten werden.

Die steuerliche Prüfung, Buchungsentscheidungen und die Beurteilung, ob Ihr Archivierungsverfahren rechtlich genügt, bleiben bei entsprechend befugten Fachkräften. Ein Büroservice ersetzt weder Steuerberatung noch eine fachliche Prüfung der eingesetzten Systeme.